Datenschutzerklärung

Datenschutzerklärung Fenicks B.V. – Fenicks Deutschland

Version: 6. August 2026

Fenicks B.V. legt Wert auf einen sorgfältigen und transparenten Umgang mit personenbezogenen Daten. In dieser Datenschutzerklärung erläutern wir, welche personenbezogenen Daten wir verarbeiten, zu welchen Zwecken und auf welchen Rechtsgrundlagen dies geschieht, wie lange wir Daten speichern, an wen Daten übermittelt werden können und welche Rechte betroffene Personen haben.

1. Verantwortlicher und Kontakt
Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

Fenicks B.V.
Koepelplein 1C
2031 WL Haarlem
Niederlande

E-Mail: info@fenicks.nl
Telefon: +31 (0)23 220 00 26

Handelsregisternummer (Kamer van Koophandel): 68109571
Umsatzsteuer-Identifikationsnummer: NL857306066

Fenicks Deutschland ist die deutschsprachige Markt- und Websitebezeichnung der Fenicks B.V. und keine eigenständige juristische Person. Vertragspartner und datenschutzrechtlich Verantwortlicher bleibt Fenicks B.V., sofern nicht ausdrücklich schriftlich etwas anderes mitgeteilt wird.

Bei Fragen zum Datenschutz oder zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie sich an info@fenicks.nl wenden.

2. Für wen gilt diese Datenschutzerklärung?

Diese Datenschutzerklärung gilt für:

  • – Besucher der Websites und deutschsprachigen Webangebote von Fenicks, soweit dort auf diese Datenschutzerklärung verwiesen wird;
  • – Personen, die mit Fenicks Kontakt aufnehmen;
  • – Geschäftspartner, Auftraggeber sowie Ansprechpartner bei Auftraggebern, Behörden, öffentlichen Einrichtungen und sonstigen Organisationen;
  • – Personen, die Newsletter, Mitteilungen oder Veröffentlichungen von Fenicks abonnieren, darunter MonumentenPeil;
  • – Nutzer, die Zugang zu einer digitalen Umgebung von Fenicks erhalten, soweit hierfür keine spezielleren Vereinbarungen gelten.

Für Monument-online.nl, die Monumenten Monitor Omgeving und vergleichbare digitale Umgebungen können je Auftraggeber zusätzliche Vereinbarungen gelten, zum Beispiel eine Vertraulichkeitsvereinbarung, eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung, Sicherheitsregelungen oder sonstige individuelle Vereinbarungen. Soweit diese Regelungen von dieser allgemeinen Datenschutzerklärung abweichen oder spezieller sind, gehen sie vor.

3. Rollen von Fenicks bei der Datenverarbeitung

  1. Fenicks ist für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der eigenen Website, der Geschäftskommunikation, dem Beziehungsmanagement, der Vertragsverwaltung, der Rechnungsstellung und eigenen Veröffentlichungen grundsätzlich selbst Verantwortlicher.
  2. Verarbeitet Fenicks personenbezogene Daten ausschließlich im Auftrag und nach Weisung eines Auftraggebers, kann Fenicks als Auftragsverarbeiter tätig sein. In diesem Fall werden die jeweiligen Verantwortlichkeiten und Pflichten in einer Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung oder einer anderen geeigneten Vereinbarung geregelt.

4. Welche personenbezogenen Daten verarbeiten wir?

Fenicks verarbeitet personenbezogene Daten nur, soweit dies für die geschäftliche Tätigkeit, Kommunikation, Vertragsdurchführung, Administration, Sicherheit oder die Erfüllung gesetzlicher Pflichten erforderlich ist.

Je nach Kontakt und Nutzung können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

  1. Name, Funktion und
  2. berufliche Kontaktdaten;
  3. Name des Unternehmens, der Behörde oder der Organisation;
  4. geschäftliche E-Mail-Adresse und Telefonnummer;
  5. Korrespondenz, Gesprächsnotizen und Angaben zu Anfragen;
  6. Angebots-, Vertrags-, Rechnungs- und Zahlungsdaten;
  7. Daten, die über Kontakt-, Anfrage- oder Anmeldeformulare übermittelt werden;
  8. E-Mail-Adresse und Einwilligungsdaten bei einer Newsletter-Anmeldung;
  9. E-Mail-Adresse sowie gegebenenfalls Benutzer-, Berechtigungs- und Protokolldaten für den Zugang zu Monument-online.nl oder anderen digitalen Umgebungen;
  10. technische Daten wie IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene Seiten oder Funktionen, Browsertyp, Betriebssystem, Gerätekategorie und technische Protokolldaten, soweit dies für Betrieb, Sicherheit, Fehleranalyse oder eine zulässige Reichweitenmessung erforderlich ist.

Fenicks erbringt überwiegend Dienstleistungen für Unternehmen und öffentliche beziehungsweise professionelle Organisationen. Wir fordern über unsere allgemeine Website keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten im Sinne von Artikel 9 DSGVO an und verarbeiten solche Daten nicht bewusst. Bitte übermitteln Sie uns derartige Angaben nicht, sofern dies nicht ausdrücklich erforderlich und rechtlich abgesichert ist.

5. Herkunft der Daten

  1. In der Regel erhalten wir personenbezogene Daten direkt von der betroffenen Person. Geschäftliche Kontaktdaten können außerdem vom jeweiligen Arbeitgeber, Auftraggeber, Vertragspartner oder einer beteiligten öffentlichen Stelle bereitgestellt werden.
  2. Soweit es für die Anbahnung oder Durchführung einer geschäftlichen Beziehung erforderlich und rechtlich zulässig ist, können wir berufliche Kontaktdaten auch aus öffentlich zugänglichen Quellen erhalten, zum Beispiel von offiziellen Websites, Behördenverzeichnissen, Vergabeunterlagen oder öffentlichen Registern.

6. Denkmaldaten und Bildmaterial

  1. Fenicks verarbeitet Daten und Bildmaterial zu Denkmälern, Gebäuden, Objekten und deren räumlichem Umfeld. Diese Daten beziehen sich grundsätzlich auf Objekte und nicht auf natürliche Personen.
  2. Soweit Bildmaterial dennoch erkennbare personenbezogene Merkmale enthält, bemüht sich Fenicks um eine dem Zweck angemessene Anonymisierung. Dazu können insbesondere Gesichter, Kfz-Kennzeichen und erkennbare Namensschilder unkenntlich gemacht werden.
  3. Fenicks erhebt und liefert im Rahmen der standardmäßigen Denkmaldaten keine personenbezogenen Daten privater Eigentümer oder Bewohner. Eine solche Verarbeitung erfolgt nur, wenn sie ausdrücklich vereinbart wurde, für den jeweiligen Zweck erforderlich ist und eine gültige Rechtsgrundlage besteht.
  4. Die Verarbeitung von Bildmaterial erfolgt je nach Auftrag insbesondere zur Vertragserfüllung oder auf Grundlage berechtigter Interessen an der Dokumentation, Qualitätskontrolle, Analyse und Bereitstellung objektbezogener Informationen. Interessen und Rechte erkennbarer Personen werden dabei berücksichtigt.

7. Zwecke der Verarbeitung

Fenicks verarbeitet personenbezogene Daten insbesondere für folgende Zwecke:

  1. Beantwortung von Fragen, Kontaktaufnahmen und Informationsanfragen;
  2. Anbahnung, Pflege und Verwaltung geschäftlicher Beziehungen;
  3. Erstellung, Bearbeitung und Durchführung von Angeboten, Aufträgen, Vergabeverfahren und Verträgen;
  4. Bereitstellung von Daten, Bildmaterial, Analysen, Berichten und digitalen Umgebungen;
  5. Einrichtung und Verwaltung von Benutzerkonten, Zugriffsrechten und Authentifizierung;
  6. Versand von Newslettern, Veröffentlichungen, Einladungen und Updates, darunter MonumentenPeil;
  7. Buchhaltung, Rechnungsstellung, Zahlungsabwicklung und interne Administration;
  8. Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungs-, Nachweis- und Auskunftspflichten;
  9. – Schutz der Websites, digitalen Umgebungen, Systeme, Konten und Daten;
  10. Fehleranalyse, Qualitätssicherung und Verbesserung der Websites und Dienstleistungen;
  11. Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung rechtlicher Ansprüche.

8. Rechtsgrundlagen

Die Verarbeitung erfolgt je nach Situation auf einer oder mehreren der folgenden Rechtsgrundlagen:

  1. Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b DSGVO: Verarbeitung zur Durchführung eines Vertrags oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, insbesondere bei Anfragen, Angeboten, Aufträgen, Zugang zu digitalen Umgebungen und Rechnungsstellung;
  2. Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe c DSGVO: Verarbeitung zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen, insbesondere steuerlicher, handelsrechtlicher oder behördlicher Aufbewahrungs- und Auskunftspflichten;
  3. Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO: Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen, insbesondere an effizienter Geschäftskommunikation, Kunden- und Kontaktpflege, Dokumentation, IT- und Informationssicherheit, Missbrauchsprävention, Qualitätssicherung, Verbesserung der Dienstleistungen sowie der Durchsetzung oder Abwehr von Ansprüchen;
  4. Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a DSGVO: Verarbeitung auf Grundlage einer Einwilligung, insbesondere für Newsletter oder für nicht unbedingt erforderliche Cookies und vergleichbare Technologien.
  5. Soweit eine Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht, kann die Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.
  6. Soweit eine Verarbeitung auf berechtigten Interessen beruht, wägt Fenicks diese Interessen gegen die Interessen, Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Personen ab.

9. Newsletter, Updates und MonumentenPeil

  1. Wenn Sie sich für einen Newsletter, ein Update oder MonumentenPeil anmelden, verarbeiten wir die von Ihnen angegebene E-Mail-Adresse und gegebenenfalls weitere freiwillige Angaben für den Versand der betreffenden Mitteilungen.
  2. Werbliche E-Mails werden grundsätzlich auf Grundlage einer Einwilligung versandt. Soweit die gesetzlichen Voraussetzungen für Werbung an Bestandskunden erfüllt sind, kann ein Versand ausnahmsweise auch ohne gesonderte Einwilligung zulässig sein. In jedem Fall können Sie dem Erhalt weiterer Mitteilungen jederzeit widersprechen beziehungsweise Ihre Einwilligung widerrufen.
  3. Anmeldedaten werden von Fenicks verwaltet und nicht als öffentlich zugängliche Daten auf der Website veröffentlicht. Die Abmeldung ist über den Abmeldelink in der jeweiligen E-Mail oder per Nachricht an info@fenicks.nl möglich.
  4. Soweit für die Anmeldung ein Bestätigungsverfahren eingesetzt wird, können Datum, Uhrzeit, IP-Adresse und Bestätigungsstatus gespeichert werden, um die Anmeldung und Einwilligung nachweisen zu können.
  5. 10. Kontaktformulare, Website, Server-Protokolle und Cookies
    Wenn Sie ein Formular auf einer Fenicks-Website ausfüllen oder uns eine E-Mail senden, verarbeiten wir die von Ihnen mitgeteilten Daten, um Ihre Nachricht zu beantworten, zu bearbeiten und erforderlichenfalls zu dokumentieren.
  6. Die Website von Fenicks basiert auf WordPress. Für den sicheren und technisch fehlerfreien Betrieb können Server-Protokolldaten, funktionale Cookies und vergleichbare technische Informationen verarbeitet werden. Dies dient insbesondere der Übertragung von Inhalten, der Formularverarbeitung, dem Schutz vor Spam und Angriffen, der Fehleranalyse und der Systemsicherheit.
  7. Das Speichern von Informationen auf Ihrem Endgerät oder der Zugriff auf bereits gespeicherte Informationen erfolgt bei deutschen Nutzern nach Maßgabe von § 25 TDDDG. Für technisch unbedingt erforderliche Cookies und vergleichbare Technologien ist keine Einwilligung erforderlich. Für nicht unbedingt erforderliche Analyse-, Marketing- oder Trackingtechnologien wird vorab eine Einwilligung eingeholt, soweit keine gesetzliche Ausnahme greift.
  8. Die anschließende Verarbeitung personenbezogener Daten richtet sich zusätzlich nach der DSGVO. Einzelheiten zu konkret eingesetzten Cookies, Diensten, Anbietern, Zwecken und Speicherdauern werden – sofern solche Dienste eingesetzt werden – in den Cookie-Einstellungen oder in einer ergänzenden Cookie-Information beschrieben.
  9. Die tatsächliche Speicherdauer technischer Protokolldaten richtet sich nach dem Sicherheits- und Betriebszweck. Daten werden gelöscht oder anonymisiert, sobald sie hierfür nicht mehr benötigt werden, sofern kein Sicherheitsvorfall, keine gesetzliche Pflicht oder kein berechtigter Nachweiszweck eine längere Speicherung erfordert.

11. Monument-online.nl und andere digitale Umgebungen

Für den Zugang zu Monument-online.nl, der Monumenten Monitor Omgeving oder vergleichbaren digitalen Umgebungen verarbeitet Fenicks grundsätzlich die E-Mail-Adresse, die für Anmeldung, Authentifizierung und Benutzerverwaltung erforderlich ist.

Je nach vereinbarter Ausgestaltung können zusätzlich Informationen zu Benutzerrollen, Zugriffsrechten, Anmeldezeitpunkten, IP-Adressen, Sicherheitsereignissen und vorgenommenen Aktionen protokolliert werden. Solche Protokolle dienen insbesondere der Sicherheit, Nachvollziehbarkeit, Fehleranalyse, Missbrauchsprävention und Erfüllung vertraglicher Nachweispflichten.

Für einzelne Auftraggeber können zusätzliche Vereinbarungen über Benutzerverwaltung, Protokollierung, Sicherheit, Zugriffsrechte, Aufbewahrungsfristen, Vertraulichkeit und Datenschutz gelten.

12. Empfänger, Dienstleister und Auftragsverarbeiter

Fenicks gibt personenbezogene Daten nur weiter, wenn dies für die Erbringung der Dienstleistungen, den Betrieb und die Sicherheit der Systeme, die Vertragserfüllung oder die Erfüllung gesetzlicher Pflichten erforderlich ist.

Zu den möglichen Empfängerkategorien gehören:

  1. Hosting- und Rechenzentrumsanbieter;
  2. IT-, Sicherheits-, Wartungs- und Supportdienstleister;
  3. E-Mail-, Office-, Kommunikations- und Cloud-Anbieter;
  4. Anbieter für Newsletterversand oder Formularverarbeitung, sofern eingesetzt;
  5. Buchhaltungs-, Zahlungs- und Finanzdienstleister;
  6. Rechtsanwälte, Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und sonstige professionelle Berater;
  7. Behörden, Gerichte oder andere öffentliche Stellen, soweit eine rechtliche Verpflichtung besteht oder dies zur Rechtsverfolgung erforderlich ist.

Dienstleister, die personenbezogene Daten im Auftrag von Fenicks verarbeiten, werden auf Grundlage einer Vereinbarung gemäß Artikel 28 DSGVO eingesetzt. Fenicks verpflichtet solche Dienstleister zu angemessener Sicherheit und Vertraulichkeit.

Fenicks verkauft keine personenbezogenen Daten an Dritte.

13. Speicherdauer

Fenicks speichert personenbezogene Daten nicht länger, als dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten, vertragliche Pflichten, Sicherheitsanforderungen und die Notwendigkeit zur Geltendmachung oder Abwehr von Ansprüchen können eine längere Speicherung erfordern.

Als allgemeine Orientierung gelten folgende Fristen:

  1. – Kontaktanfragen und allgemeine Korrespondenz: solange dies für die Beantwortung und Nachbearbeitung erforderlich ist, anschließend grundsätzlich höchstens zwei Jahre, sofern keine laufende Geschäftsbeziehung, kein Streitfall und keine andere Notwendigkeit eine längere Speicherung rechtfertigt;
  2. Kunden-, Angebots- und Vertragsdaten: für die Dauer der Geschäftsbeziehung und anschließend so lange, wie dies für Verwaltung, Rechenschaft, Gewährleistung, Nachweis oder rechtliche Ansprüche erforderlich ist;
  3. Rechnungs- und Buchhaltungsdaten: grundsätzlich sieben Jahre entsprechend den für Fenicks als niederländisches Unternehmen geltenden steuerlichen Aufbewahrungspflichten, soweit keine längere Pflicht gilt;
  4. Newsletterdaten: bis zur Abmeldung, zum Widerruf der Einwilligung oder zum endgültigen Ende des jeweiligen Angebots; Nachweisdaten zu einer Einwilligung können darüber hinaus im erforderlichen Umfang gespeichert werden;
  5. Login-E-Mail-Adressen und Benutzerkonten: für die Dauer der Zugangsberechtigung und anschließend so lange, wie dies für Benutzerverwaltung, Sicherheit, Rechenschaft oder vertragliche Pflichten erforderlich ist;
  6. technische und sicherheitsbezogene Protokolldaten: nur so lange, wie dies für Betrieb, Fehleranalyse, Missbrauchsprävention und Sicherheit erforderlich ist; bei einem konkreten Sicherheitsvorfall gegebenenfalls bis zu dessen vollständiger Klärung.
  7. Soweit möglich, werden Daten nach Ablauf der jeweiligen Frist gelöscht oder anonymisiert.

14. Datensicherheit

Fenicks trifft angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, um personenbezogene Daten gegen Verlust, unbeabsichtigte oder unrechtmäßige Veränderung, unbefugten Zugriff, Missbrauch und unbefugte Offenlegung zu schützen.

Die Maßnahmen werden unter Berücksichtigung der Art und des Umfangs der Daten, der Verarbeitungszwecke, der Risiken, des Stands der Technik und der Ausgestaltung der Dienstleistungen gewählt und regelmäßig überprüft.

15. Übermittlungen außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums

Fenicks ist bestrebt, personenbezogene Daten möglichst innerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) zu verarbeiten.

Soweit Dienstleister oder Empfänger personenbezogene Daten außerhalb des EWR verarbeiten, erfolgt eine Übermittlung nur unter Beachtung der Artikel 44 ff. DSGVO. Fenicks stützt sich dabei, je nach Fall, insbesondere auf einen Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission, geeignete Garantien wie die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission oder eine gesetzliche Ausnahme.

Informationen zu den im konkreten Fall verwendeten Garantien können über info@fenicks.nl angefragt werden, soweit keine gesetzlichen oder vertraglichen Geheimhaltungsinteressen entgegenstehen.

16. Rechte betroffener Personen

Betroffene Personen haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere folgende Rechte:

  1. – Recht auf Auskunft über die verarbeiteten personenbezogenen Daten;
  2. Recht auf Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung unvollständiger Daten;
  3. Recht auf Löschung;
  4. Recht auf Einschränkung der Verarbeitung;
  5. Recht auf Datenübertragbarkeit, soweit die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind;
  6. Recht auf Widerspruch gegen eine Verarbeitung auf Grundlage von Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe e oder f DSGVO;
  7. Recht auf jederzeitigen Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft;
  8. Recht, nicht einer ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung beruhenden Entscheidung unterworfen zu werden, soweit Artikel 22 DSGVO anwendbar ist.

Zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie sich an info@fenicks.nl wenden. Fenicks kann zusätzliche Informationen verlangen, soweit dies erforderlich ist, um die Identität der anfragenden Person zu prüfen und unbefugte Auskünfte zu verhindern.

Gesetzliche Ausnahmen und Einschränkungen, insbesondere Aufbewahrungspflichten und Rechte Dritter, bleiben unberührt.

17. Besonderes Widerspruchsrecht

Soweit Fenicks personenbezogene Daten auf Grundlage berechtigter Interessen gemäß Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO verarbeitet, haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen diese Verarbeitung einzulegen.

Werden personenbezogene Daten für Direktwerbung verarbeitet, können Sie dieser Verarbeitung jederzeit ohne Angabe von Gründen widersprechen. Nach einem solchen Widerspruch werden Ihre Daten nicht mehr für Direktwerbung verwendet.

18. Beschwerderecht

Wenn Sie der Ansicht sind, dass Fenicks Ihre personenbezogenen Daten nicht rechtmäßig oder nicht sorgfältig verarbeitet, bitten wir Sie, zunächst über info@fenicks.nl Kontakt mit uns aufzunehmen.

Sie haben außerdem das Recht, bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde Beschwerde einzulegen. Da Fenicks B.V. in den Niederlanden niedergelassen ist, ist insbesondere die niederländische Autoriteit Persoonsgegevens zuständig.

Sie können sich auch an die Datenschutzaufsichtsbehörde Ihres gewöhnlichen Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes in Deutschland beziehungsweise einem anderen EU-Mitgliedstaat wenden. Die angerufene Behörde bleibt im grenzüberschreitenden Verfahren grundsätzlich Ihre Anlaufstelle.

19. Automatisierte

Entscheidungen und Profiling
Fenicks trifft im Rahmen der in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen allgemeinen Website- und Geschäftstätigkeiten keine Entscheidungen, die ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung einschließlich Profiling beruhen und Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfalten oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen.

Sollte eine solche Verarbeitung künftig für einen bestimmten Dienst eingesetzt werden, informiert Fenicks die betroffenen Personen vorab gesondert über die Logik, Bedeutung und vorgesehenen Auswirkungen sowie über ihre Rechte.

20. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Fenicks kann diese Datenschutzerklärung anpassen, wenn sich die Website, die Dienstleistungen, eingesetzte Technologien oder die rechtlichen Anforderungen ändern.

Die jeweils aktuelle Fassung wird auf der betreffenden Website veröffentlicht. Bei wesentlichen Änderungen kann Fenicks betroffene Personen oder Geschäftspartner zusätzlich informieren, sofern dies angemessen oder gesetzlich erforderlich ist.